Русский | Українська          
   
Публикации

Дорожная карта для эффективности совещаний


Галина Зимина,
Учредитель и директор консалтингового центра ШАУЗ,
Системный консультант-тренер, Коуч

27 июня 2013г.

Хочу поделиться с Вами информацией, которую можно использовать при анализе, оценке и  совершенствовании совещаний.

Для того, чтобы совещания не превращались в формат «Давайте поговорим», можно использовать удобный чек-лист с вопросами самопроверки состояния дел по служебным совещаниям:

1. Организация совещаний
- Планируется ли график проведения совещаний на период?
- Существует ли регламент совещаний?
- Ознакомлены ли участники с графиком совещаний
- Определен ли заранее состав участников совещаний
- Разработан ли формат повестки дня и протокола совещаний

2. Подготовка совещаний
- Участники заблаговременно предупреждаются о совещании
- Повестка дня заблаговременно направляется участникам
- Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам
- Ответственные готовят отчеты в письменном виде
- Подготовка и оснащение комнаты совещаний проверяется

3. Проведение совещаний
- Порядок рассмотрения повестки дня соблюдается
- Учитывается ли время по темам повестки дня
- Участники совещаний корректны и выслушивают друг друга
- Ответственные и выступающие всегда предлагают решения
- Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят

4. Завершение совещаний
- Протокол подготовлен и согласован на текущем совещании
- Что делать по протоколу после совещания, всем понятно
- Совещание проведено в рамках планового времени
- Повестка дня и участники следующего совещания определены

5. Контроль совещаний
- Протокол утвержден и разослан заинтересованным лицам
- Поручения своевременно доведены до исполнителей
- Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю
- Причины неисполнения поручений устанавливаются и обсуждаются
- Ход исполнения поручений всегда контролируется
- Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются

6. Анализ совещаний
- История рассмотрения вопросов совещаний анализируется
- Затраты времени по темам совещания анализируются
- Материалы из Базы Данных совещаний используются в работе
- Статистика используется участниками совещаний
- Трудозатраты участников совещания анализируются

 

Рада способствовать Вашему стремлению профессионально руководить людьми и бизнесом!

Звоните! Пишите! Приходите!

Желаем Вам Успешного Бизнеса! 

Мы всегда рады помогать нашим клиентам быть уникальными, компетентными и эффективными!